A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, tanpa komunikasi mustahil ada respon dari orang lain. Komunikasi membuat seseorang dapat mengembangkan keterampilan berbicara untuk dapat bersosialisasi dilingkungan tempat kerja, rumah, bahkan sampai di masyarakat. Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.
- Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara manusia.
- Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang dari seseorang ke orang lain.
- Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.
- Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Komunikasi dapat pula berarti hubungan atau kontak.
- Dalam Ensiklopedia Administrasi, komunikasi adalah suatu proses penyampaian ide dari sumber berita ke suatu tempat tujuan.
- Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung bermacam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.
Berdasarkan beberapa pengertian komunikasi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/pesa/berita yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha mendapatkan saling pengertian.
B. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
Berikut ini dijelaskan Unsur-Unsur Komunikasi:
1. 1.Comunicator (penyampai)
Comunicator adalah orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat berupa perorangan maupun kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran dikelas.
2. 2.Communicate (pendengar)
Comunicate/komunikan merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari comunikator/penyampai. Komunikan ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa yang mendengarkan guru menyampaikan materi.
3. 3. Message (pesan)
Unsur berikutnya adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan, sandi, perasaan, dll. Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.
4. 4. Media
Media atau alat penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung maupun tidak langsung. Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.
5. 5. Feedback (respon)
Unsur terakhir dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga beragam diantaranya adalah.
· Zero Feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak dimengerti oleh komunikan. Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa yang disampaikan penyaji.
· Possitive Feedback, adalah respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.
· Neutral Feedback, adalah respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak mendukung maupun menentang.
· Negative Feedback, merupakan kebalikan dari neutral feedbak, dimana pendengar memberikan respon yan gmnyudutkan penyaji/komunikator.
Selain lima unsur diatas ada pula beberapa pendapat yang mamasukkan satu unsur lain yakni barrier (hambatan), barrier adalah hambatan pada saat melakukan komunikasi.
C. DEFINISI KOMUNIKASI KANTOR
Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi.
Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie, 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker, sender, issuer) who transmits (says, sends, issues) messages (orders, reports, suggestions) to communicate (addressee, respondent, audience) to influence the behavior of the communicate, as seen in his response (reply, reaction).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Penyampaian itu bisa dari seorang atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.
D. KORESPONDENSI
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
E. ARTI DAN FUNGSI SURAT
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima. Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar