MESIN PENGGANDA

Mengatur penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor
Pekerjaan perkantoran dizaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho printer, OHP.
Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu memperhatikan beberapa hal antara lain :
a. Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua master.
b. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.
c. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan atau sketsa yang diduplikasi.
d. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.
Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai berikut :
1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas.

2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.

3. Duplicator Offset Litho Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.

4. Duplikator Typeset Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan cetakan berkualitas.
5. Mesin Scanner Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

6. Mesin Fotocopy Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam.

7. Alat pencetak (Printer) Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.

8. LCD atau Citra Elektronis Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata. 

Duplikator hektografik dengan alkohol

Cara pengoperasian Duplikator hektografik dengan alcohol adalah sebagai berikut:

a.      Penyiapan salinan master

Salinan master disiapkan pada sehelai art paper (permukaan mengilap) dengan menggunakan kertas karbon hektografik. Kertas karbon dipasang dengan permukaan yang berlapis menghadap ke atas, dan art paper ditaruh di atasnya, dengan permukaan yang mengilap menghadap ke bawah. Bahan yang akan direproduksi kemudian ditulis dengan masin ketik, pensil atau bolpoin pada permukaan art paper yang terpapar, sehingga cetakan karbon terbalik diperoleh pada permukaan yang mengilap. Salinan master dapat pula dibuat dari dokumen asli dengan proses penyalin  pemindah-panas.

b.      Proses penduplikasian

Salinan master dipasang pada rol duplicator. Kertas yang diumpankan ke dalam mesin lebih dulu dibasahi dengan alkohol dan kemudian ditekankan pada salinan master. Alkohol melarutkan sedikit cetakan karbon dan dengan demikian membentuk salinan di atas kertas.

2.     Duplikator stensil

Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut:

a.      Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf (stensil) pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus. Huruf-huruf yang harus dibersihkan antara lain a, b, c, e, g, m, o, p dan w karena sering kotor terkena endapan bekas karbon atau tip-eks.

b.      Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.

c.       Pengetikan pada stensil sit sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

d.      Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi dengan normal hentakan saja sudah cukup untukmenghasilkan cetakan yang baik.

3.     Duplicator offset-litho

Tentang duplicator offset-litho dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.       Master disiapkan pada lembaran logam tipis atau kertas dengan permukaan khusus. Master ini dapat diketik dengan bantuan pita khusus, ditulis tangan, atau digambar dengan menggunakan tinta atau bolpoin khusus, atau dihasilkan dengan pemindahan difusi, pemindahan gelatin atau proses pengopian elektrostatik.

2.       Salinan master, setelah dibasuh dengan zat kimia, dipasang pada drum di mana master itu berkontak dengan air dan tinta berdasarkan minyak, secara terpisah atau sebagai emulsi. Prosesnya mengandalkan kenyataan bahwa minyak dan air tidak akan bercampur. Bagian kosong dari master menjadi basah sehingga tidak menerima tinta cetak sama sekali. Sebaliknya, cetakan berminyak yang dibuat dengan ketikan atau tulisan tangan menolak air dan menerima tinta.

Lain dengan master hektograf, cetakan pada master tidak berupa kebalikan dan dengan demikian harus dibalik sebelum berkkontak dengan kertas. Rol kedua yaitu rol pencetak atau “selimut”, dengan demikian dipasang diantara drum master dan kertas. Tinta pada master diambil berupa kebalikan oleh selimut dan dipindahkan ke kertas dimana cetakan muncul dalam bentuk yang benar.

4.     Mesin scanner

Ada beberapa langkah dalam pengoperasian mesin scanner, yaitu sebagai berikut:

a.      Siapkan naskah yang akan digandakan, baik hasil ketikan, tulisan tangan, atau berupa gambar – gambar.

b.      Masukkan ke dalam silinder untuk tempat original dengan cara mendorong kedua klip ke arah belakang mesin untuk membebaskan copy holder dari silinder. Kemudian letakkan original bagian muka menghadap ke atas di antara guide sheet dan copy holder.

c.       Masukkan ke dalam silinder untuk tempat stensil, dengan cara mendorong knop ke kanan untuk membuka master clamp, kemudian masukkan ke ujung bawah sheet atau ujung atas sheet pada celah yang terbuka.

d.      Tempatkan jarum scanner sesuai dengan format warkat yang akan digandakan, agar pemindahan original sheet sesuai yang diinginkan.

e.      Perhatikan posisi silinder, jarum harus menghadap pada sheet mulai dari awal sampai akhir gerakan scanning carriage.

f.        Atur tombol ketajaman hasil tulisan, yaitu dengan membuka penutup kontrol panel dan mengotrol auto I, auto II, dan auto III

g.      Atur tombol pkecepatan perputaran rol.

h.      Tekan tombol ON, untuk menjalankan mesin, sehingga rol (warkat dan sheet) berputar. Jarum scanner atau jarum percikan berjalan ke kanan dan membakar mbkertas yang terdapat tulisan.

i.        Setelah selesai, tekan tombol OFF untuk menghentikan mesin. Keluarkan sheet dengan membuka penutup atas dan mendorong knop ke kanan untuk mengambil master.

j.        Untuk mengetahui hasilnya, letakkan sheet pada mesin stensil dan cetak. Kemudian periksa apakah hasilnya sudah baik atau belum.

5.     Mesin cetak

Mesin cetak juga merupakan mesin/alat pengganda dokkumen/naskah. Cara pengoperasian dari mesin cetak antara lain sebagai berikut:

1.       Menghidupkan mesin dengan tombol On.

2.       Seteleh mesin hidup, maka acuan (master offset) kena tinta.

3.      Tinta tersebut disuplai oleh penghantar tinta.

4.      Pada saat itu, kertas dihantar oleh pennghantar kertas.

5.      Penekan berbentuk silinder mengambil acuan dan tinta kemudian menempel di kertas untuk terus dilepaskan.

6.      Kertas bersih berubah menjadi kertas yang sudah cetak sesuai dengan desain pada acuan.

6.     Mesin fotokopi

Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama dari mesin yaitu:

1.       Bagian bak kertas kosong

Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana naskah tersebut harus diletakkan terbalik (tengkurep).

2.       Bagian mesin pemroses

Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektornik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.

3.      Bagian bak penampung hasil

Pada bagian bak penampung hasil ini kertas hasil fotokopi diletakkan.

Kelebihan mesin fotokopi adalah kemampuan memperbesar atau memperkecil naskah. Dengan demikian, fotokopi amat membantu menyebarluaskan hasil pengolahan dokumen kepada konsumen yang membutuhkan dokumen dan sangat membantu  sekali dalam peningkatan kerja.

Cara mengoperasikan mesin fotocopy, adalah sebagai berikut:

a.      Hidupkan mesin dengan cara menekan tomol ON.

b.      Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh memulai pekerjaan.

c.       Letakkan kertas secukupnya pada baki kertas.

d.      Persiapkan dokumen yang kan dicopy.

e.      Periksalah kepekatan tinta.

f.        Aturlah posisi pengkopian, apakah akan diperbesar , diperkecil atau ukuran biasa (100%).

g.      Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan, tombol ini terdiri atas angka 0-9. Bila kita hendak mengcopy sebanyak 98, kita tinggal menekan angka 9 dan 8.

h.      Bila kita mengcopy dalam jumlah yang banyak, perhatikan selalu hasil copy. Sebab, bila terlalu banyak dan terus menerus maka mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil, yaitu akan kehitam- hitaman. Karena itu simpanlah mesin fotocopy pada tempat yang sejuk tau ber-AC.

i.        Kalau sudah siap mulailah pengkopian dengan menekan tombol start.

Jika hasil fotocopy kurang baik, mungkin disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:

·         Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide penutupnya kotor.

·         Tinta kurang atau habis.

·         Kemungkinan flayernya kotor.

·         Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya.

 Dengan menggunakan mesin fotocopy, akan diperoleh berbagai keuntungan, diantaranya sebagai berikut:

·         Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang singkat.

·         Hasil fotocopy yang diinginkan dapat diatur dalam tiga tahap, yaitu

a.      Sama kehitaman tulisannya dengan hasil aslinya.

b.      Lebih gelap atau hitam tulisannya di bandingkan dengan bahan aslinya.

c.       Lebih terang atau putih tulisannya di bandingkan dengan bahan aslinya.

·         Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar atau memperkecil naskah.

·         Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman, sehingga menghemat kertas.

7.     Alat pencetak (printer)

 Alat pencetak juga merupakan salah satu dari alat/mesin pengganda dokumen/naskah. Cara pengoperasian dari alat pencetak antara lain sebagai berikut:

1.       Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak.

2.       Setelah itu, harus dipastikan bahwa alat pencetak telah siap digunakan untuk mencetak.

3.      Kemudian, memilih file.

4.      Setelah menekan file, maka akan ditampilkan kotak dialog print.

5.      Kemudian, setelah ada tampilan kotak dialog print maka kita menekan tombol OK.

8.      Mesin Thermocopier

 Master spirit duplikator yang dibuat dengan thermocopier ada dua macam, yaitu sebagai berikut:

a.      Thermo master unit, terdiri atas master dan karbon yang dapat dilumerkan bentuknya hampir menyerupai stensil sheet.

b.      Super thermo master unit, teridir atas karbon yang dapat dilumerkan dan master yang terbuat dari acetat tembus pandang. Master ini selain digunakan sebagai master spirit duplikator, juga dapat digunakan sebagai transparasi OHP.

Dari kedua mesin tersebut, cara mengoperasikan pada prinsipnya sama saja. Perbedaan antara keduanya terletak pada alat pelengkap operasinya. Rex Rotary menggunakan alat pelengkap operasi yang disebut dengan carrier, sedangkan 3M tanpa carrier atau langsung. Carier merupakan lembaran kertas yang terdiri atas tiga lembar ukuran folio yaitu :

·         Di atas, lembaran kertas tipis

·         Lembaran kertas  aluminium

·         Di bawah, lembaran kertas tebal dilapisi busa nilon pada permukaan atasnya.

Carrier berfungsi untuk membawa dan melindungi master beserta originalnya. Cara membuatnya sebagai berikut:

a.      Steker dimasukkan ke dalam stop kontak, sehingga mesin tampak menyala. Listrik yang dikonsumsi antara 1500-2000 watt.

b.      Tombol pengatur kecepatan diputar hingga jarum menunjukkan angka 1.

c.       Original diletakkan di bawah master

·         Untuk thermocopier 3M, langsung dimasukkan di dalam tempat pemasukannya pada mesin tersebut.

·         Untuk thermocopier Rex Rotary, kedua lembar itu

d.      Tombol ON- OFF dihidupkan (ON), sehingga master original beserta carrier tertarik masuk ke tempat penyinaran. Pada proses ini, terlihat adanya cahaya dari celah – celah lubang pemasukan.

e.      Sesaat kemudian, antara 6 detik, keluarlah lewat tempat pengeluaran semuanya.

f.        Secara berhati – hati, original beserta master dilepas menggunakan tangan dan master telah siap digandakan. Bila dirasakan bahwa hasilnya belum meyakinkan, maka original beserta master sebelumnya dilepaskan diulangi lagi untuk kedua kalinya.

Pada dasarnya, sebuah mesin memperlukan pemanasan seperti halnya mesin fotocopy. Pada Rex Rotary, saat pemanasan ini terdengar bunyi mesin, tetapi kalau sudah siap maka bunyi tersebut akan hilang.

9.     Mesin Offset

Cara mengoperasikan mesin cetak offset sedang merk Rex Rotary type 1602 S adalah sebagai berikut :

a.      Menyiapkan kertas

Tumpukan kertas dilenturkan agar lembaran kertas tidak lengket dan diletakkan di baki kertas (feed tray). Pembatas kertas kanan, kiri, muka, belakang, dan pemberat kertas disesuaikan menurut keperluan. Angkat baki kertas sampai pada saat posisi tertinggi.

b.      Menyesuaikan baki penampung

Tekanlah tuas pemasukan pembantu (10) dan putar roda tangan (4) ke kanan perlahan – lahan sampau kertas terlihat keluar dari silinder dan tuas (10) digeser kembali ke atas. Roda tangan diputar terus hingga kertas ditarik oleh rol penarik sampai kertas jatuh di baki penampung (receiving tray) serta sesuaikan pembatas kanan, kiri, muka dan belakang.

c.       Mengatur tinta

Tabung tinta (ink cartridge) di masukkan ke dalam pistol tinta (ink gun). Keluarkan tinta dan masukkan tinta ke dalam tempat tinta (ink trough) memanjang lalu ratakan dengan pisau tinta (ink knife) pada rol tinta (ink fount roller).

Tuas pemutar roll tinta (22) ditarik keluar supaya rol berputar sehingga tinta merata di tempatnya.

Tekan sakelar listrik (1) dan menyala, tuas start (2) digeser pada posisi S agar mesin hidup.

Pengatur penjatahan tinta (23) dan pengatur penjatahn air (24) ditarik keluar sampai maksimal, sementara pengatur sentral (3) diputar sampai pada posisi pembersihan (dampening).

Tekan tuas penintaan (26) dan tahan agar mesin atau silinder berputar hingga 20 putaran, kemudian tuas (26) dilepas dan pengatur sentral (3) digeser pada posisi netral.

Mesin dihentikan dengan menekan sakelar (1) serta pengatur penjatahan tinta (23) dan pengatur penjatahan air (24) ditekan ke dalam pada posisi minimal. Bila semua rol sudah tertutup tinta, berarti pengaturan tnta sudah selesai.

d.      Mengatur air

Isilah tempat air (fountain trough) sampai 20 mm di bawah lubang (500 cc). Perlu diingat, jangan sampai rol – rol belum tertutup tinta tetapi tempat air sudah dimasukkan.

e.      Menyiapkan alat pemberi fixer

Alat ini hanya dipergunakan untuk memberikan fixer pada plate kertas. Bukalah penutup atas dan isikan obat fixer (fixing fluid) ditempat secukupnya dan periksa roll fixer jangan sampai kotor, bila perlu bersihkan dahulu.

f.       Menyiapkan alat pembersih blanket

Bukalah tutup atas bagian depan dan isilah botolnya dengan cairan pembersih blanket (blanket wash) sampai pada permukaan yang sudah ditentukan. Walaupun botol sudah diisi dengan pembersih blanket, tetapi kalau mesin baru dihidupkan esok harinya maka harus diisi lagi karena blanket wash dapat menguap.

g.      Memasang master atau plate

Bersihkan dulu silinder plate dengan cleaning paste for cylinder, yaitu pembersih khusus untuk itu. Jika mempergunakan plate aluminium maka alat fixing dilepas.

h.      Cara memasang plate tak berlubang

Urutan cara memasang plate tak berlubang dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

1.       Bukalah tutup atas (21) untuk meyakinkan bahwa penekan master berada pada posisi bawah dan tuas penjepit (6) pada posisi datar.

2.       Setelah tutup atas ditutupkan kembali, putar roda tangan (4) ke kanan hingga silinder plate terhenti dan penjepit master terbuka.

3.      Geser pengatur pemasukan plate (7) pada posisi skala yang dikehendaki.

4.      Masukkan plate sepanjang sisi pengatur pemasukan plate sampai masuk lubang yang berada di penutup atas dan menyentuh penjepit master.

5.      Putar roda tangan (4) ke kiri secara perlahan – lahan sambil mendorong plate ke dalam sampai terjepit dan bagian ujung lainnya terlipat.

i.        Cara memasang plate berlubang

Urutan cara memasang plate berlubang dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

1.       Bukalah tutup atas (21) dan angkat penekan master plate, kemudian tuas penjepit master (6) pada posisi tegak, tutupah kembali penutup (21).

2.       Putar roda tangan (4) hingga silinder plate dan penjepit master (5) terbuka.

3.      Kaitkan lubang – lubang master pada paku – paku penjepit master (5).

4.      Putar roda tangan ke kiri hingga lubang – lubang pada ujung master lainnya dapat dikaitkan pada paku – paku penjepit master yang satunya lagi dan eratkan sekrupnya.

j.        Fixing master (khusus untuk paper plate)

Bila master kertas sudah terpasang, sakelar listrik ON, tuas start (2) digeser pada posisi Start/ Fix (SIF) kira- kira 15 putaran, silinder lalu digeser ke posisi R (Run) dan segera mesin siap mencetak.

Pada saat pemberian fixer selesai, pengatur sentral (3) digeser pada posisi penintaan (inking position) untuk membantu meletakkan plate pada silinder dan memberi tinta tambahan pada plate.

k.      Mencetak percobaan

Untuk mencetak percobaan, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1.       Segera setelah mesin siap mencetak, pengatur pusat (3) digeser pada posisi posisi pembasahan (dampening) dan biarkan kira – kira 5 putaran hingga air membasahi rol – rol.

Selanjutnya pengatur sentral (3) diputar ke posisi inking (penintaan) kira – kira 3 putaran, sehingga tulisan akan dipindahkan ke rubber blanket.

2.       Tekan tuas pemasukan pembantu (10) dan setelah sehelai kertas masuk, tuas segera digeser ke atas lagi.

3.      Pengatur sentral (3) digeser pada posisi netral dan hasil cetakan pertama itu diteliti. Bila posisi cetakan terlalu ke atas, ke bawah atau ke tepi mka segera diadakan penyesuaian seperlunya.

l.        Mencetak sejumlah yang dikehendaki

Setelah hasil cetakan percobaan dianggap baik, counter (alat penghitung) distel pada angka sejumlah yang dikehendaki.

 Mesin dihidupkan , tombol star digeser pada posisi S (Start) dan kembalikan lagi pada posisi R (Run). Pengatur sentral (3) dari posisi sentral ke dampening, lalu inking, image transfer, akhirnya pada posisi paper feed sampai pencetakan berlangsung dengan berbagai penyesuaian tinta menurut kebutuhan.

m.    Selesai pencetakan

Kegiatan utama setelah selesai mencetak adalah sebagai berikut:

a.      Bila cetakan telah mencapai jumlah yang telah dikehendaki, pengatur sentral di geser ke posisi blanket cleaning.

Sesaat kemudian, master terlepas dan alat pembersih blanket secara otomatis membersihkan blanket selama 7 putaran dan berhenti secara otomatis pula.

b.      Apabila blanket telah dibersihkan secara otomatis, biarkan dahulu selama 45 detik agar kering, setelah itu barulah dipasang plate baru lagi.

n.      Pembuatan dan pencetakan plate atau master

Seperti telah diketahui bahwa ada dua jenis plate, yaitu paper plate dan zink plate. Untuk membuat plate (original), biasanya digunakan alat sebagai berikut:

a.      Mesin tulis listrik sistem bola huruf khusus yang terkenal dengan nama IBM Composer.

b.      Mesin tulis elektronikyang menggunakan sistem roda huruf (daysi wheel) untuk type word processor.

c.       Mesin cetak handpress

d.      Printer computer berbagai jenis

Setelah original tersebut di atas selesai dibuat, kemudian dilakukan pencetakan plate (master printing) dengan menggunakan :

a.      Mesin fotocopy, khusus untuk paper plate dengan cara seperti proses fotocopy manual.

b.      Electronic plate maker, khusus untuk paper plate dengan cara seperti proses fotocopy.

c.       Sistem fotografi untuk paper plate maupun zink plate.

10.  Mesin Spirit Duplikator

Untuk melakukan penggandaan dengan mempergunakan mesin spirit duplikator, langkah – langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

a.      Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin spirit duplikator. Rekaman yang terbalik (negatif) berada di luar.

b.      Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya.

c.       Putarlah silinder berulang – ulang untuk membasahi master copy-nya.

d.      Masukkanlah kertas pada tempatnya (baki kertas) di bagian belakang.

e.      Buatlah copy percobaan.

f.        Atur letak kertas dengan tepat.

g.      Putarlah sekian kali menurut kebutuhan.

h.      Setelah selesai memutar, lepaskanlah master copynya.

i.        Tutuplah mesin dengan rapi.

Alat – alat yang dipergunakan

Penggandaan dengan menggunakan mesin spirit duplikator, memerlukan alat- alat sebagai berikut:

a.      Lembaran induk atau masterspirit duplikator

b.      Lembaran kertas biasa, untuk dipergunakan sebagai alas dalam pengetikan.

c.       Karbon pengganda cairan (cairan spirit duplikator)

d.      Cairan dalam hal ini yang dipergunakan spiritus.

e.      Kertas yang digunakan lebih baik kertas HVS. Sebab kertas HVS tidak mudah menyerap cairan sehingga akan menghasilkan copyan yang lebih baik. Kalau menggunakan kertas stensil, hasil copynya tidak banyak, karena kertas stensil mudah menyerap cairan.

f.       Zat warna, sebenarnya zat warna ini tidak perlu diadakan karena zat warna ini berasal dari karbon yang telah menempel pada lembaran induk.